このページでできるようになること
フォルダを作り始める前に、「どう分けるか」の全体像をつかめます。一般的には、次の3つのパターン（部門別・目的別・ワーク別）のいずれか、または組み合わせで構成します。
構成が決まれば、あとは分けたフォルダに「見せる人」を付けるだけです。権限で迷わないためにも、まずは構成から整えるのがおすすめです。
フォルダ構成は「3つのパターン」で考える
セキュアSAMBAのフォルダは、使い方に合わせて次の3パターンで整理すると分かりやすくなります。どれか1つに絞る必要はなく、組み合わせても構いません。
① 部門別｜組織の形に合わせる
会社の組織図に沿って、「本社・事業所」→「部署」の順に分ける構成です。
- 向いているケース：部署や拠点ごとにデータを管理したい。
- 分け方の目安：まず「本社・A事業所・B事業所…」で分け、その中を「営業部・総務部…」と分けます。大きな部署は「営業第1・第2…」とさらに細分化します。
普段の組織の形と一致するため、どこに何があるかが直感的に分かるのが利点です。
② 目的別｜プロジェクト単位でまとめる
部署をまたいで人が集まる案件やプロジェクトごとに分ける構成です。
- 向いているケース：複数部署が関わる案件・プロジェクトがある。
- 分け方の目安：「案件A・案件B…」で分け、その中を「フェーズ1・フェーズ2…」や資料の種類で分けます。
関係者が部署を越える場合は、部門別よりも目的別のほうがデータを探しやすくなります。
③ ワーク別｜一時的な受け渡しに使う
部署をまたいで、データを一時的に受け渡すための構成です。
- 向いているケース：メールで送りにくい大きなデータを渡したい。
- 分け方の目安：「受け渡し」用のフォルダを用意し、相手ごとに分けます。
- 運用のコツ：受け渡しが終わったデータは残さず、定期的に整理します。常設の保管場所ではなく「渡すための置き場」と考えると管理しやすくなります。
構成を決めるときのポイント
- 第一階層は「見せる相手」の単位で分ける：公開範囲が同じフォルダごとに第一階層を分けると、あとで権限を付けやすくなります。
- 最上位に全社一律の権限を付けない：上位に付けた権限は下へ引き継がれるため、最上位に広く付けると下のフォルダも全員に見えてしまいます。
- 階層は深くしすぎない：階層が深いと目的のデータにたどり着きにくくなります。必要以上に深くしないのがおすすめです。
- 1つに絞らず組み合わせてよい：「部門別」を基本にしつつ、横断案件だけ「目的別」を併用する、といった形で構いません。
権限とセットで考える
フォルダ構成（どう分けるか）が決まったら、次は権限（誰に見せるか）です。どの構成でも、分けたフォルダに「見せたい人にだけ」権限を付けるのが基本です。
権限の考え方は、同じ「ユースケース集」の「◆権限の基本ルール」にまとめています。このページと行き来しながら設定を進めてください。
よくあるご質問
Q. 3つのパターンは、どれか1つを選ぶ必要がありますか。
A. いいえ。組み合わせて構いません。多くの場合は「部門別」を基本にし、部署をまたぐ案件だけ「目的別」を併用します。
Q. あとから構成を変えられますか。
A. フォルダの移動で整理できます。ただし、整理のための移動は共有フォルダ内で行ってください（マイフォルダへ移動すると、権限などの設定が失われます）。