このページでできるようになること
役員資料やM&A・人事評価などの機密資料を、限定メンバーだけがアクセスでき、ほかの社員には存在ごと見えない形で保管できるようになります。
しくみ
権限のないフォルダは一覧に出ません。最上位には権限を付けず、機密フォルダに限定メンバーだけを付けます。
設定のポイント
- 最上位に全社一律の権限を付けない：上に全員を付けると、下の機密フォルダも見えてしまい、あとから隠せません（下では弱められないため）。
- 機密フォルダに限定メンバーだけを付ける：権限のないフォルダは一覧に出ないため、ほかの社員からは存在ごと見えません。
- 「管理」は必要最小限に絞る：管理は、権限の変更や共有設定まで扱える強い権限です。
- 操作履歴で定期的に点検する：誰がいつアクセス・編集したかを確認できます。重要フォルダは、権限の棚卸しとあわせて見直します。
設定の手順
- 役員限定・機密用のフォルダを用意します（第一階層に置くのがおすすめです）。
- そのフォルダのアクセス管理で、役員グループ（限定メンバー）だけに「管理」または「編集」を付けます。
- 上位フォルダには、そのグループ以外の権限を付けないままにします。
よくあるご質問
Q. 役員フォルダは、ほかの社員の画面に名前だけでも出ますか。
A. 出ません。権限のないフォルダは一覧に表示されないため、存在ごと見えません。
Q. 役員の中でも、見られる人と管理する人を分けられますか。
A. 分けられます。「閲覧」で見る人を、「管理」で管理する人を、それぞれ付けられます。