社外へのファイル共有は、便利な一方で「誤って別の相手に送ってしまう」「ダウンロードされて手元を離れる」といったリスクがあります。セキュアSAMBAには、社外への共有を安全に管理するための仕組みが用意されています。
この記事では、持ち出し・誤送信を防ぐための考え方と、関連する機能への入口をご案内します。
- 社外共有は「外部共有リンク」で管理する
- 流出・誤送信を防ぐ4つの設定
- 社内の持ち出しを抑える：権限設計
- それぞれの詳しい設定方法
社外共有は「外部共有リンク」で管理する
社外の方とのファイル共有は、メール添付ではなく外部共有リンクをご利用ください。受け取り手はログイン不要で開けますが、送る側ではパスワードや期限などを設定でき、共有の範囲をコントロールできます。
流出・誤送信を防ぐ4つの設定
- パスワード：リンクにパスワードを設定し、別途相手に伝えることで、URLが漏れても開けないようにします。
- 有効期限：期限を過ぎると開けなくなります（最長3ヶ月まで設定できます）。使い終わったリンクを放置しないために有効です。
- ダウンロード不可（プレビューのみ）：相手に見せるだけで、手元にファイルを残させたくない場合に使います。
- 承認制：社外へリンクを発行する前に、承認者のチェックを挟めます。誤って社外に出すことを組織として防げます。
社内の持ち出しを抑える：権限設計
そもそも「関係のない人がファイルに触れられない」状態にしておくことも、持ち出しの抑止につながります。フォルダ権限を必要な担当者だけに絞り、閲覧だけでよい人には閲覧権限にとどめる、といった設計が基本です。