こんな場面で
- 社員が取引先へ勝手にファイルを送れる状態を、なくしたい
- 社外への共有は、上長や情報システム担当のチェックを通してからにしたい
- 誰が・何を・いつ社外に送ったかを、把握できるようにしたい
承認制でできること
対象の社員が外部共有リンクを発行するときに、承認者の承認を必須にできます。許可された送付だけが相手に届くようになり、情報漏えいや誤送信のリスクを下げられます。
承認のながれ
- 申請者が発行：承認対象の社員が外部共有リンクを作成すると、「承認待ち」になります。この間、相手はまだアクセスできません。
- 承認者が判断：承認者が承認または却下します（申請者本人は、自分の申請を承認できません）。
- 承認で公開：承認されると相手がアクセスできるようになります。却下された場合は非公開のままです。
設定のポイント
- 承認対象と承認者を決める：「誰が発行したリンクを承認制にするか（承認対象：ユーザーまたはグループ）」と「承認する人（承認者）」を管理画面で設定します。
- パスワード必須リンクの公開：パスワードを必須にしたリンクは、承認後に申請者がパスワードを設定して公開します。
- 却下・取り下げ：却下されたリンクは公開されません。申請者が自分で取り下げることもできます。
ご注意事項
- 承認機能は、ご利用のプランと会社の設定で有効になっている場合に使えます（有効化は管理者が行います）。
- 承認対象に含まれない社員の発行は、これまで通り承認なしで公開されます。承認制にしたい範囲をグループ等で指定してください。
よくあるご質問
Q. 全社員のリンクを承認制にできますか。
A. 承認対象をグループ（例：すべてのユーザー）で指定すれば、全社員を対象にできます。
Q. 申請した本人が自分で承認できますか。
A. できません。承認は、申請者とは別の承認者が行います。
Q. 承認される前に、相手はアクセスできますか。
A. できません。承認されるまでリンクは公開されず、相手はアクセスできません。