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社外（取引先など）とファイルをやりとりするときに、最初に知っておきたい基本ルールをまとめています。具体的な場面ごとの使い方は、このあとの各ユースケースをご覧ください。
基本の原則（5つ）
1. PPAP（パスワード付きzip）はやめる
zipをメールに添付し、別メールでパスワードを送る方法（いわゆるPPAP）は、同じメール経路のため盗聴されると両方漏れ、ウイルス検査もすり抜け、送ったファイルは相手の手元に残り続けます。まずはこの方法をやめることが、社外共有のいちばんの安全対策です。
2. 社外へは「外部共有リンク」で渡す（メールにファイル自体を添付しない）
PPAPの代わりに、外部共有リンクで渡します。メールにはリンクだけを載せ、ファイル自体は添付しません。相手はアカウント作成やログインは不要で、受け取ったリンクを開くだけでダウンロード／閲覧できます。
3. リンクの設定でセキュリティを強化できる
リンクごとに、パスワード・有効期限（最大3か月。『期限切れ後に削除する』を選べば自動削除）・「プレビューのみ（ダウンロード不可）」・ダウンロード回数の上限を設定できます。渡す相手や内容に合わせて、過不足なく制限できます。また管理者は、これらの初期値や「必ず設定する」を会社全体であらかじめ決めておけます。さらに、リンクを送るときのメッセージを、あらかじめテンプレートとして用意しておくこともできます（いずれも運用の統一に役立ちます。対象プランが必要です）。
4. 誰がいつ受け取ったか分かる／承認制にもできる
リンクにはアクセス履歴が残ります。さらに、対象の社員が発行するリンクを、上長などの承認が必要な「承認制」にすることもできます（社外送付の内部統制）。
5. 「渡す」と「受け取る」は別の機能
社外へ渡すときは「外部共有リンク」、社外からファイルを受け取るときは「メール添付保存」を使います。