こんな場面で
- 取引先へ、見積書・提案書・契約書などのファイルを送りたい
- これまでパスワード付きzip（PPAP）で送っていたが、やめたい・見直したい
- 送ったあとでも、期限切れや無効化で相手に残さないようにしたい
PPAP（パスワード付きzip）の何が問題か
- zipを添付するとメールが重くなり、暗号化zipはウイルス検査をすり抜けます。
- パスワードを別メールで送っても、同じメール経路なので、盗聴されれば両方漏れます。
- 送ったファイルは相手の手元に残り続け、転送・拡散・誤送信のリスクがあります。
- 誰が何を受け取ったかの記録が残らず、管理できません。
安全に送るために必要なこと
これらを踏まえると、社外へ安全に送るには次の4つが必要です。
- ファイルとパスワードを、同じ経路でまとめて渡さない
- 相手の手元に残り続けないようにする（有効期限・期限後の自動削除〈任意〉・ダウンロード不可）
- 誰がいつ受け取ったか分かる／あとから止められる
- メールにファイル自体を添付しない
外部共有リンクなら、これらを満たせます
- 添付せずリンクで渡す：メールは軽く、暗号化zipのように検査をすり抜けることもありません。
- パスワードはリンクと分けて設定：相手はリンクを開くだけ（アカウント不要）です。
- 有効期限（最大3か月）・期限後の自動削除（任意）・「プレビューのみ（ダウンロード不可）」：送りっぱなしを防げます。
- アクセス履歴・承認：誰がいつ受け取ったか分かり、必要なら承認制にもできます。
PPAPとの決定的な違い（差が出るのは“送ったあと”）
「リンクもパスワードを別送するなら、PPAPと同じでは？」と思うかもしれません。たしかに“送る瞬間”だけを見ると似ています。しかし安全性の肝は「パスワードを別メールにすること」ではなく、“送ったあと”の次の違いにあります。
- ファイル本体を渡していない：PPAPは暗号化zip（データ本体）が相手の手元に残るため、時間をかけて解析でき、取り返せません。外部共有リンクはファイルをセキュアSAMBA内に置いたまま、入口のURLだけを渡します。
- あとから閉じられる：リンクは有効期限切れや削除で無効化できます。万一リンクとパスワードが漏れても、閉じればそれ以上は開けません。PPAPは送った瞬間に取り返せません。
- 誰がいつ開けたか分かる／そもそも持ち出させない：アクセス履歴が残り、「プレビューのみ（ダウンロード不可）」「ダウンロード回数制限」で持ち出し自体を防げます。
つまり効いているのは、①ファイルを渡さず“預ける” ②あとから閉じられる ③履歴が残る の3点です。さらに安全にするなら、パスワードは電話やチャットなど別の手段で伝えるのがおすすめです。
送り方（手順）
- 共有フォルダ内で、渡したいファイル（またはフォルダ）のメニューから「外部共有リンク」を選びます。
- 必要に応じて、パスワード・有効期限・プレビューのみ・ダウンロード回数を設定します。
- 発行されたURLを相手に伝えます（メールでの通知先も設定できます）。
受け取った人の見え方
- リンクを開くと、（パスワードを設定していれば）パスワード入力画面のあとにファイルが表示されます。ログインは不要です。
- もし「ログインID／パスワード」を求められた場合は、管理画面のURLを開いている可能性があります。相手にお送りするのは受け取り用のURLです。
よくあるご質問
Q. パスワードも結局メールで送るなら、PPAPと同じではないですか。
A. 送信時の盗聴リスクだけを見ると似ていますが、外部共有リンクは「ファイル本体を渡さず預ける」「あとから無効化・期限切れにできる」「アクセス履歴が残る」点が決定的に異なります。万一漏れてもリンクを閉じれば開けません。より安全にするには、パスワードを電話やチャットなど別手段で伝えてください。
Q. 相手にアカウントを作ってもらう必要はありますか。
A. ありません。受け取った人はログイン不要で、リンク（とパスワード）だけでアクセスできます。
Q. ダウンロードさせず、閲覧だけにできますか。
A. できます。「プレビューのみ」で発行すると、ブラウザ上で見るだけになります。